Política de protección de datos personales.

1. Identificación del responsable del tratamiento

HARKON S.A.S. en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten, adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, con el propósito de garantizar el derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y controlar la información que sobre ellas repose en las bases de datos y archivos de la organización.

La presente política establece los lineamientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, conservación, supresión y, en general, tratamiento de datos personales realizado por HARKON S.A.S.

2. Objetivo

Establecer los lineamientos y procedimientos que HARKON S.A.S. debe aplicar para garantizar el adecuado tratamiento y protección de los datos personales de sus trabajadores, candidatos, clientes, proveedores, contratistas, visitantes, familiares de trabajadores y demás personas cuyos datos sean tratados por la empresa.

Esta política busca garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares y establecer las responsabilidades de HARKON S.A.S., sus trabajadores y terceros que intervengan en el tratamiento de información personal.

3. Alcance

La presente política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por HARKON S.A.S., independientemente del medio utilizado para su recolección, almacenamiento o tratamiento.

Aplica a:

• Trabajadores y ex trabajadores.
• Aspirantes a cargos.
• Clientes.
• Proveedores.
• Contratistas y subcontratistas.
• Visitantes.
• Familiares y beneficiarios de trabajadores, cuando corresponda.
• Personas naturales relacionadas con clientes, proveedores o contratistas.
• Deudores.
• Personas cuyos datos sean recolectados mediante formularios, contratos, comunicaciones, sistemas de información, registros físicos o digitales, entre otros.

4. Marco normativo

La presente política se fundamenta principalmente en:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015, en lo relacionado con la reglamentación del tratamiento de datos personales.
• Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable al tratamiento de información financiera, crediticia, comercial o de servicios.
• Ley 1712 de 2014, cuando resulte aplicable.
• Ley 2300 de 2023, cuando corresponda a actividades de cobranza y contacto.
• Las demás normas que modifiquen, adicionen o sustituyan las disposiciones relacionadas con protección de datos personales.

5. Definiciones

Para efectos de esta política se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes definiciones:

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, consulta, transferencia o supresión.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, HARKON S.A.S.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para realizar el tratamiento de sus datos personales.

Dato sensible

Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo datos relacionados con salud, biometría, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, vida sexual, origen racial o étnico, entre otros definidos por la legislación.

Dato público

Dato que no sea semiprivado, privado o sensible y que pueda ser conocido legítimamente por cualquier persona.

Consulta

Solicitud realizada por el titular o sus causahabientes para conocer la información personal que repose en las bases de datos de HARKON S.A.S.

Reclamo

Solicitud relacionada con la corrección, actualización, supresión de información o presunto incumplimiento de las disposiciones de protección de datos.

6. Principios para el tratamiento de datos personales

HARKON S.A.S. aplicará los siguientes principios:

a) Principio de legalidad

El tratamiento de datos personales se realizará dentro del marco establecido por la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

b) Principio de finalidad

Los datos serán tratados para finalidades legítimas, específicas, explícitas e informadas al titular.

c) Principio de libertad

El tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones establecidas legalmente.

d) Principio de veracidad o calidad

La información será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

e) Principio de transparencia

HARKON S.A.S. garantizará al titular el derecho a obtener información sobre los datos que sean objeto de tratamiento.

f) Principio de acceso y circulación restringido

El tratamiento estará sujeto a los límites establecidos por la Constitución y la ley. Los datos personales no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que se trate de información pública o exista autorización o fundamento legal para ello.

g) Principio de seguridad

HARKON S.A.S. adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y apropiadas para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso o tratamiento no autorizado.

h) Principio de confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán garantizar la reserva de la información, incluso después de terminada su relación laboral o contractual con HARKON S.A.S.

i) Principio de responsabilidad demostrada

HARKON S.A.S. adoptará medidas apropiadas para demostrar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la protección de datos personales.

7. Tratamiento de los datos personales

HARKON S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento, podrá recolectar, almacenar, usar, consultar, actualizar, circular, transferir cuando sea legalmente procedente y suprimir datos personales, de acuerdo con las finalidades informadas al titular y las disposiciones legales aplicables.

El tratamiento podrá realizarse mediante medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos o cualquier otro medio permitido por la legislación.

HARKON S.A.S. procurará que únicamente tengan acceso a los datos personales las personas que, por razón de sus funciones o responsabilidades, requieran conocerlos.

8. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades, según la relación existente con el titular:

9. Autorización del titular

HARKON S.A.S. solicitará la autorización del titular cuando esta sea necesaria, informando de manera clara:

• La identificación del responsable.
• El tratamiento que se realizará.
• Las finalidades del tratamiento.
• Los derechos del titular.
• Los mecanismos disponibles para ejercerlos.
• Los canales de atención.

10. Datos sensibles

HARKON S.A.S. evitará recolectar datos sensibles que no sean necesarios para el desarrollo de sus actividades.

Cuando resulte necesario realizar tratamiento de datos sensibles, se informará al titular sobre su carácter sensible y sobre la posibilidad de abstenerse de autorizar su tratamiento, salvo que exista una excepción legal que permita su tratamiento.

El acceso a datos sensibles estará restringido al personal que requiera conocerlos para el cumplimiento de sus funciones y se aplicarán medidas de seguridad reforzadas.

Los datos relacionados con la salud serán tratados únicamente cuando exista fundamento legal, autorización o resulte necesario para cumplir obligaciones laborales, de seguridad y salud en el trabajo, seguridad social o demás finalidades permitidas por la legislación.

11. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

HARKON S.A.S. únicamente realizará tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes cuando dicho tratamiento sea necesario y respete su interés superior y sus derechos fundamentales.

Cuando sea legalmente exigible, se solicitará la autorización del representante legal y se garantizará el derecho del menor a ser escuchado, de acuerdo con su capacidad evolutiva.

En ningún caso HARKON S.A.S. realizará tratamiento de datos de menores para finalidades contrarias a la Constitución, la ley o sus derechos fundamentales.

12. Derechos de los titulares

Los titulares de los datos personales tratados por HARKON S.A.S. tienen derecho a:

• a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• b) Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, salvo cuando legalmente no sea necesaria.
• c) Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• d) Presentar consultas y reclamos ante HARKON S.A.S.
• e) Solicitar la supresión de sus datos personales cuando sea procedente.
• f) Revocar la autorización otorgada cuando sea legalmente procedente.
• g) Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la legislación.
• h) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado las normas sobre protección de datos personales, una vez agotado el trámite correspondiente ante HARKON S.A.S., cuando ello sea exigible.
• i) Los demás derechos reconocidos por la Constitución y la legislación colombiana.

13. Personas que pueden ejercer los derechos

Los derechos podrán ser ejercidos por:

• El titular.
• Sus causahabientes.
• El representante o apoderado del titular.
• Los representantes legales de niños, niñas y adolescentes.
• Las personas que estén legalmente facultadas para ejercer dichos derechos.

14. Procedimiento para consultas

Los titulares o las personas facultadas podrán consultar los datos personales que reposen en las bases de datos de HARKON S.A.S.

Las consultas deberán presentarse por escrito o mediante correo electrónico dirigido al canal establecido en esta política.

La solicitud deberá contener, como mínimo:

• Nombre e identificación del titular.
• Descripción clara de la solicitud.
• Datos de contacto para recibir respuesta.
• Documentos que acrediten la representación, cuando corresponda.

15. Procedimiento para reclamos

El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que considere que existe un presunto incumplimiento de las normas de protección de datos personales, podrá presentar un reclamo ante HARKON S.A.S.

El reclamo deberá contener:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección física o electrónica para recibir respuesta.
• Documentos y soportes que considere pertinentes.

16. Canal para el ejercicio de los derechos

Los titulares podrán presentar consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión o revocatoria de autorización mediante los canales indicados en esta política.

HARKON S.A.S. podrá establecer o actualizar canales adicionales de atención, los cuales serán informados oportunamente a los titulares.

17. Seguridad de la información

HARKON S.A.S. implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y apropiadas para proteger los datos personales frente a riesgos de pérdida, adulteración, acceso, consulta, uso, divulgación o tratamiento no autorizado.

Entre las medidas podrán incluirse:

• Controles de acceso a la información.
• Gestión de usuarios y contraseñas.
• Restricción de acceso a información confidencial.
• Copias de seguridad.
• Medidas de protección de equipos y sistemas.
• Gestión de archivos físicos.
• Acuerdos de confidencialidad.
• Capacitación del personal.
• Gestión de incidentes de seguridad.
• Medidas para prevenir accesos no autorizados.
• Controles sobre terceros que actúen como encargados del tratamiento.

18. Incidentes de seguridad

Cuando HARKON S.A.S. identifique un incidente que pueda comprometer datos personales, adelantará las acciones necesarias para:

• Identificar y contener el incidente.
• Evaluar los datos y titulares potencialmente afectados.
• Implementar medidas correctivas.
• Documentar el incidente.
• Realizar las notificaciones a las autoridades o titulares cuando exista obligación legal de hacerlo.

19. Encargados del tratamiento

HARKON S.A.S. podrá contratar terceros que actúen como encargados del tratamiento de datos personales.

En estos casos, HARKON S.A.S. procurará establecer obligaciones contractuales relacionadas con:

• Confidencialidad.
• Seguridad de la información.
• Tratamiento únicamente para las finalidades autorizadas.
• Restricción de acceso.
• Protección de la información.
• Reporte de incidentes.
• Cumplimiento de la legislación sobre protección de datos personales.

20. Transferencia y transmisión de datos

HARKON S.A.S. podrá realizar transmisión o transferencia de datos personales cuando sea necesario para el cumplimiento de sus actividades, obligaciones legales o contractuales, siempre que se cumplan las condiciones establecidas por la legislación colombiana.

Cuando corresponda, se adoptarán las medidas contractuales y de seguridad necesarias para garantizar la protección de la información.

21. Videovigilancia

Cuando HARKON S.A.S. utilice sistemas de videovigilancia en oficinas, obras, instalaciones o proyectos, las imágenes serán tratadas con finalidades de seguridad, prevención de incidentes, protección de personas y bienes, control de acceso y cumplimiento de obligaciones de seguridad.

Los sistemas de videovigilancia estarán sujetos a las medidas de seguridad y restricciones de acceso correspondientes.

Los titulares serán informados mediante avisos visibles u otros mecanismos apropiados sobre la existencia de sistemas de videovigilancia y sus finalidades.

22. Conservación de los datos

HARKON S.A.S. conservará los datos personales durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, las obligaciones legales o contractuales, los términos de conservación documental aplicables y la atención de posibles responsabilidades.

Una vez cumplidas las finalidades y los términos de conservación correspondientes, HARKON S.A.S. procederá, cuando sea aplicable, a la supresión, anonimización o disposición segura de la información.

23. Confidencialidad

Los trabajadores, contratistas, proveedores y demás personas que tengan acceso a datos personales en desarrollo de sus funciones deberán mantener la confidencialidad de la información.

Esta obligación permanecerá vigente incluso después de terminada la relación laboral o contractual, cuando corresponda.

24. Responsabilidades de los trabajadores y contratistas

Toda persona que tenga acceso a datos personales por razón de sus funciones deberá:

• Utilizar la información únicamente para las finalidades autorizadas.
• Evitar divulgar información a personas no autorizadas.
• Proteger las claves y mecanismos de acceso.
• Informar oportunamente cualquier incidente de seguridad.
• Cumplir las políticas internas de seguridad de la información.
• Mantener la confidencialidad de la información.
• Abstenerse de copiar, descargar o almacenar información personal en medios no autorizados.

El incumplimiento podrá generar las medidas administrativas, laborales o contractuales correspondientes.

25. Actualización de la información

HARKON S.A.S. promoverá mecanismos para mantener actualizada la información de los titulares.

Los titulares podrán solicitar en cualquier momento la actualización o rectificación de sus datos cuando estos sean inexactos, incompletos o se encuentren desactualizados.

26. Modificaciones a la política

HARKON S.A.S. podrá modificar, actualizar o complementar esta política cuando sea necesario para cumplir cambios normativos, mejorar sus procesos o incorporar nuevos tratamientos de datos personales.

Las modificaciones relevantes serán comunicadas mediante los mecanismos disponibles para tal fin.

27. Vigencia de la política

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entra en vigencia a partir de su aprobación y reemplaza la versión anterior adoptada por HARKON S.A.S. con vigencia desde el 27 de septiembre de 2017.

La política permanecerá vigente mientras HARKON S.A.S. realice tratamiento de datos personales.